Bevor der Agent die erste Rückfrage vorbereitet

Unser Beispiel beginnt mit einer Vorbereitungstätigkeit. Der Agent liest freigegebene Schadenunterlagen, erkennt fehlende Anhänge und entwirft eine Rückfrage. Eine Sachbearbeiterin prüft den Entwurf. Über Deckung, Leistung oder Auszahlung entscheidet der Agent nicht. Soll er später auch versenden, müssen dafür zunächst eine eigene Freigabe und eine erlaubte Schnittstelle feststehen.

Stellen Sie gemeinsam mit dem Fachbereich freigegebene Prüffälle zusammen: ein vollständiges Dossier, einen fehlenden Anhang, widersprüchliche Angaben, einen unlesbaren Beleg und ein Dokument zum falschen Schadenfall. Schreiben Sie vor dem Versuch auf, was jeweils passieren soll. Ein fremder Fallbeleg etwa muss zurückgewiesen oder zur Klärung angehalten werden. Er darf nicht unbemerkt im Entwurf landen.

Nexus beschreibt, wie ein eigener Engineer den ersten Ablauf mit dem Kundenteam baut. WRITER nennt Transformation Leads und Deployment Engineers, die bei der Einführung mitarbeiten.^1,2

Diese Hilfe kann Arbeit beim Aufbau übernehmen. Wer bei Ihnen das Ergebnis abnimmt, sollte trotzdem von Beginn an feststehen. Das Institut bestimmt, welches Verhalten im eigenen Schadenprozess akzeptabel ist. Benennen Sie deshalb getrennt, wer die Testdaten bereitstellt, wer die fachlich erwarteten Ergebnisse festlegt und wer die technischen Protokolle prüft. So weiss der Anbieter, woran seine Lieferung beurteilt wird.^1,2

Glean beschreibt Quellberechtigungen für Lese- und Schreibaktionen sowie Freigaben vor Agentenaktionen. Nexus sagt, dass unsichere Fälle mit ihrem Kontext an einen Menschen weitergegeben werden.^3,4,5

Das sind unterschiedliche Antworten. Eine Rückfrage bei Unsicherheit zeigt nicht, dass jede sensible Aktion auf Zustimmung wartet. Legen Sie unabhängig vom Produkt fest, welche Aktion immer warten muss, wer sie genehmigen darf und für welchen Inhalt die Genehmigung gilt. Ein Agent kann sich sicher sein und trotzdem keine Erlaubnis haben.^4,5

Probieren Sie anschliessend schwierige Situationen aus: Die zuständige Person ist nicht erreichbar. Während des Vorgangs wird ein Recht entzogen. Nach der Zustimmung ändert sich der Entwurf. Die Zieladresse passt nicht mehr zum ursprünglichen Fall. Schauen Sie nach jedem Versuch in das angeschlossene System. Prüfen Sie dort, ob eine Nachricht tatsächlich versandt oder ein Eintrag geändert wurde.

Als Annahmeregel schlagen wir vor: Ohne gültige Zustimmung läuft die festgelegte Aktion nicht. Die Zustimmung gehört zu dem Inhalt und Ziel, die geprüft wurden. Ändert sich eines davon, folgt eine neue Prüfung oder ein Abbruch. Halten Sie für jeden Versuch das erwartete Verhalten, das beobachtete Ergebnis und die zugehörigen Ereignisse fest.

Stellen Sie sich vor, das Zielsystem hat eine Änderung gespeichert, aber die Verbindung bricht vor der Antwort ab. Der Agent weiss nun womöglich nicht, ob die Aktion gelungen ist. Klären Sie vorab, wie Ihr Team den tatsächlichen Zustand feststellt und wer bei Unklarheit entscheidet. «Noch einmal versuchen» ist ohne diese Prüfung keine ausreichende Antwort für den Abnahmeplan.

Nehmen Sie auch doppelte Eingangsdokumente, eine vorübergehend unerreichbare Dokumentenquelle und einen Abbruch nach erteilter Freigabe in die Versuche auf. Je nach Fall soll der Ablauf warten, einen verständlichen Fehler melden oder an einen Menschen übergeben. Notieren Sie dabei immer, ob bereits etwas geändert wurde und woran Ihr Team das erkennen kann.

Microsoft beschreibt Freigabeschritte zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen. Veröffentlichte Änderungen in Copilot Studio erreichen Nutzer laut Dokumentation erst mit einer neuen Sitzung.^6,7

Prüfen Sie beim Versionswechsel deshalb einen neu begonnenen und einen bereits laufenden Vorgang. Notieren Sie Version, Zeitpunkt und Zustand der Sitzung. Eine neue Version kann den frischen Prüffall bestehen, während ein alter Fall unter anderen Bedingungen weiterläuft. Ihr Team braucht für beide Fälle eine Antwort, bevor es den Wechsel freigibt.^6,7

Fassen Sie den Versuch auf einem Abnahmeblatt zusammen: Auftrag, Konfiguration, geprüfte Fälle, erwartete und beobachtete Ergebnisse, Belege, offene Fehler und Entscheid. Prüfen Sie jeden Fehler an den vereinbarten Startbedingungen. Viele gelungene Zusammenfassungen gleichen eine falsche Fallzuordnung oder eine Aktion ohne Freigabe nicht aus.

Nexus beschreibt auf seiner Website eine weitere Zusammenarbeit nach dem ersten produktiven Stand. Welche Reaktionszeit in Ihrem Vertrag gilt, legt diese Quelle nicht fest.⁸

Vereinbaren Sie für die Übergabe, wer erreichbar ist, wer stoppen darf, wer offene Fälle übernimmt und wer die Einstellungen pflegt. Lassen Sie eine Vertretung anhand der Unterlagen einen angehaltenen Vorgang übernehmen. Sie sollte erkennen können, was der Agent gelesen hat, was genehmigt wurde und was sich bereits geändert hat, ohne dafür den ursprünglichen Ersteller suchen zu müssen.⁸

Geben Sie zunächst den Auftrag frei, den Sie geprüft haben. Ein neuer Dokumententyp, ein weiterer Datenbestand oder späterer automatischer Versand erweitert ihn. Halten Sie deshalb auch fest, wann eine neue Abnahme nötig wird. Die Unterlagen sollen erklären, welcher Einsatz erlaubt ist; sie sind keine pauschale Erlaubnis für alles, was der Agent künftig tun könnte.